1. GPUL: responsable y ámbito
Esta política cubre conjuntamente el tratamiento de datos de la inscripción y participación en HackUDC y el uso de su plataforma oficial hackOS, ambos gestionados por GPUL. Es una única política para el evento y la instancia de hackOS operada por GPUL.
Las instalaciones de hackOS operadas por otras personas o entidades son independientes y deben disponer de su propia política de privacidad; GPUL no controla ni trata sus datos.
La Asociación Universitaria Grupo de Programadores y Usuarios de Linux (GPUL), con NIF G15659220 y domicilio en la Facultad de Informática, Campus de Elviña S/N, 15071 A Coruña, es responsable del tratamiento. Puedes contactar en esa dirección o en hackudc@gpul.org.
2. HackUDC: datos para participar en el evento
Para la inscripción y la participación podemos tratar nombre y apellidos, datos de contacto, fecha de nacimiento, ciudad de residencia, centro de estudios, acreditación de estudiante, año de graduación, talla de camiseta, CV y perfiles profesionales que solicite la convocatoria. También tratamos equipos, proyectos, retos, evaluaciones y asistencia. Para patrocinadores y colaboradores se incluyen empresa, cargo y contacto profesional.
Las alergias, intolerancias y otras necesidades alimentarias se recogen voluntariamente, con consentimiento explícito, para adaptar el catering. Los permisos para compartir CV o enviar comunicaciones opcionales se solicitan por separado.
3. hackOS: cuenta, uso y almacenamiento
Al usar hackOS tratamos los datos de la cuenta, correo electrónico, credenciales protegidas, idioma, imagen de perfil, formularios y archivos aportados, código de acceso y acreditación, sesiones, dirección IP, navegador y registros de actividad necesarios para seguridad y funcionamiento. También se incluyen mensajes de soporte y preferencias de notificación. Los datos de participación del evento se gestionan en esta plataforma.
3.1. Cookies y almacenamiento local
hackOS utiliza una cookie de sesión propia, imprescindible para autenticarte y proteger tu cuenta. También guarda localmente preferencias como el idioma, el tema, el estado de la navegación y la confirmación de que has visto el aviso de cookies. No utilizamos estos mecanismos para publicidad comportamental ni para vender información sobre tu navegación.
3.2. Conservación y cierre de la cuenta
Conservaremos tus datos mientras tu cuenta o relación con GPUL permanezca activa y, después, durante los plazos necesarios para atender responsabilidades legales. Cuando finalicen, los datos serán eliminados o anonimizados.
Puedes iniciar el cierre de la cuenta desde los ajustes («Zona de peligro»). El servidor comprueba la acreditación canónica en el momento de la solicitud: sin acreditación, la cuenta se elimina por completo cuando es posible; después de la acreditación, se anonimiza de forma irreversible.
Si solicitas la anonimización mientras constas dentro del recinto, la solicitud se acepta como una salida pendiente: se detienen los servicios de participación y los datos de identidad y alimentación existentes solo se conservan durante la breve transición necesaria para que el personal registre la salida o finalice el plazo de recuperación; puedes cancelarla antes de que ocurra. Después, la anonimización irreversible revoca el acceso y elimina los identificadores directos, credenciales, entradas, datos de autenticación de Wallet, archivos y la información alimentaria. Se crea un nuevo registro aleatorio de participante anónimo sin tabla de consulta ni otra correspondencia con la identidad. Solo pueden permanecer las respuestas de solicitudes que un administrador autorizado haya marcado expresamente para auditoría anónima en la versión del formulario que utilizó la persona, junto con el tiempo verificado de presencia generado por las operaciones del evento. Las respuestas no marcadas y los identificadores directos se eliminan. Las combinaciones de datos anónimos pueden crear riesgo de reidentificación en grupos muy pequeños, por lo que GPUL debería agrupar u ocultar combinaciones poco frecuentes al publicar estadísticas. La anonimización impide emitir más adelante justificantes nominales de participación o documentación ECTS. hackudc@gpul.org sigue disponible como canal secundario de privacidad y asistencia.
La información que deba conservarse por una obligación legal o para atender responsabilidades se mantendrá únicamente durante los plazos aplicables. El cierre de la cuenta no elimina por sí solo esas obligaciones.
3.3. Enlaces externos
Algunos formularios o registros de proyectos pueden pedirte que proporciones enlaces a sitios web externos, como repositorios, demostraciones o portafolios. Esos sitios son independientes de hackOS y GPUL, tienen sus propias políticas de privacidad y no están operados, vinculados ni afiliados con GPUL. Cuando visites esos sitios o les envíes datos, se aplicarán sus propias políticas y condiciones.
4. Información común: finalidades, destinatarios y derechos
4.1. Procedencia y campos obligatorios
Los datos proceden de ti, de personas autorizadas de tu equipo o entidad y de la actividad generada al participar en el evento o utilizar hackOS. Los formularios indicarán qué campos son necesarios y cuáles son opcionales. Si no facilitas los datos necesarios para un trámite, no podremos completarlo.
4.2. Finalidades y bases jurídicas
- Gestionar tu cuenta, solicitud y participación: ejecución de la relación precontractual o contractual derivada de tu inscripción y aceptación de estos términos.
- Gestionar procesos operativos: acreditación, horarios, equipos, proyectos, evaluación, logística y comunicaciones; según el caso, por ejecución de la relación de participación o interés legítimo de GPUL.
- Gestionar datos de salud: tu consentimiento explícito. Puedes retirarlo, aunque ello puede limitar la adaptación del catering a tus necesidades.
- Proteger hackOS y cumplir obligaciones legales: interés legítimo de GPUL en mantener la seguridad y cumplimiento de obligaciones legales aplicables.
- Enviar información sobre actividades similares: consentimiento cuando sea exigible o interés legítimo permitido por la normativa. Podrás oponerte en cualquier momento.
- Publicar imágenes o vídeos identificables: Al asistir presencialmente al evento, declaras que entiendes y consientes que la organización, representantes de patrocinadores, otros participantes y cualquier otra entidad participante tomen fotografías y vídeos en los que puedas aparecer y los utilicen con fines promocionales, en redes sociales, con fines comerciales o para cualquier otro fin.
- Atender a patrocinadores y colaboradores: gestionar la relación contractual o colaborativa y los contactos profesionales necesarios, según corresponda por ejecución contractual o interés legítimo.
- Compartir el CV o la candidatura con patrocinadores para oportunidades profesionales: solo con tu autorización específica y voluntaria.
La lectura de esta política y la aceptación de los términos no constituyen un consentimiento general para todos los tratamientos. Puedes rechazar los permisos opcionales sin perder por ello tu derecho a participar; retirar información alimentaria puede limitar la adaptación del catering. La retirada del consentimiento no afecta a la licitud del tratamiento anterior.
4.3. Destinatarios
GPUL configura y controla la autenticación, las bases de datos y el almacenamiento compatible con S3. Estos servicios se ejecutan en infraestructura privada asignada a GPUL y bajo su control lógico, aunque la operación de la infraestructura física subyacente no tenga que realizarse directamente por la Asociación. Los servidores que alojan las cuentas, solicitudes, bases de datos y archivos están ubicados en el Espacio Económico Europeo.
Podremos comunicar datos, limitados a lo necesario, a:
- Administraciones públicas, juzgados y fuerzas de seguridad cuando exista obligación legal.
- Expo: si activas las notificaciones push, enviaremos a Expo Push Service el token de notificaciones de tu dispositivo, el título y texto de la notificación y los datos técnicos necesarios para dirigirla dentro de la aplicación. Expo actúa como encargado del tratamiento para entregar el mensaje al servicio de notificaciones del sistema operativo de tu dispositivo.
- Personas patrocinadoras o evaluadoras cuando sea necesario para gestionar un proceso en el que participes o cuando hayas autorizado expresamente compartir tu candidatura o currículum.
- Asesores y auditores cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales.
- Proveedores que necesiten acceder a datos para prestar servicios contratados por GPUL, con los acuerdos de encargo y confidencialidad exigibles.
- La UDC, cuando solicites la acreditación de tu participación para el reconocimiento de créditos, con los datos y la asistencia necesarios para ese trámite.
GPUL no vende tus datos personales.
4.4. Transferencias internacionales
El uso de Expo Push Service y de los servicios de notificaciones del sistema operativo puede implicar el tratamiento fuera del Espacio Económico Europeo de los datos necesarios para entregar una notificación. GPUL aplicará las garantías exigidas por la normativa, como una decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo, cuando resulten necesarias.
La información principal de hackOS —incluidas las cuentas, solicitudes, bases de datos y archivos— permanece en infraestructura privada ubicada en el Espacio Económico Europeo y bajo el control lógico de GPUL. Esta información no se transfiere a Expo.
4.5. Tus derechos
Puedes solicitar el acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación o portabilidad de tus datos y retirar un consentimiento en cualquier momento. Escribe a hackudc@gpul.org indicando tu solicitud. Podremos pedirte información razonable para verificar tu identidad.
Si consideras que el tratamiento infringe la normativa, puedes reclamar ante GPUL o ante la Agencia Española de Protección de Datos.
4.6. Seguridad
GPUL aplica medidas técnicas y organizativas proporcionadas al riesgo para proteger los datos frente a pérdida, alteración, acceso o divulgación no autorizados. Ningún sistema es completamente infalible; si detectas una incidencia, comunícala cuanto antes a nuestro correo de contacto.
4.7. Cambios y contacto
Esta política puede actualizarse para reflejar cambios legales, organizativos o técnicos. Publicaremos la versión vigente en esta página y comunicaremos los cambios relevantes por canales adicionales cuando corresponda.
Para cualquier consulta sobre privacidad, escribe a hackudc@gpul.org.